De startdatum bij GDS-facturen (restitutienota's)

Gewijzigd op Vr, 29 Aug om 11:09 AM

Inleiding

Het factureren van cliënten is met de komst van de Generieke declaratiestandaard (kortweg GDS) behoorlijk gewijzigd waarbij het voeren van een nauwkeurige cliëntenadministratie vereist is. Niettemin kan het je overkomen dat het toch fout gaat. Hieronder leggen we uit hoe het zit. We beginnen met de facturen die onder de aanvullende zorgverzekering vallen. Daarna de e-facturatie naar Vecozo waarvan de behandelingen onder de basisverzekering vallen.

Factureren aanvullende zorgverzekering

Deze facturen worden aan de cliënt meegegeven die deze vervolgens weer indient bij de zorgverzekeraar. Op deze factuur staat een startdatum. Dat is de datum waarop gestart wordt met een behandeltraject (in Skinadmin noemen wij dat een episode). Deze startdatum vul je bij de “analyse” in en moet dus altijd gelijk zijn of liggen voor de eerste behandeling en of intake: logisch toch! Skinadmin controleert hierop zodat de kans dat dit fout gaat minimaal is.

Het gaat fout indien de startdatum na de te factureren behandeling ligt. Dan keuren de zorgverzekeraars de factuur af. Belangrijk is om weten is dat de zorgverzekeraar bij het verwerken van de eerste de beste factuur de startdatum overneemt van de factuur en daarvan uitgaat bij de volgende factuur van die cliënt voor die episode. Dus onderwijl veranderen van de startdatum geeft problemen maar is in de regel ook niet nodig.

Hoewel het allemaal logisch is geven we hieronder een aantal voorbeelden die e.e.a. verduidelijken.

Je maakt een factuur aan van een behandeling maar komt er daarna achter dat je nog bent vergeten een eerdere behandeling te factureren. De datum van de eerdere behandeling komt dan voor de startdatum te liggen. En omdat de zorgverzekeraar de startdatum al geregistreerd heeft wordt de factuur afgewezen. Wat nu te doen? Afhankelijk van de situatie kunnen wij de startdatum voor je aanpassen. Dat hangt af wat er hoe er al gefactureerd is. Een alternatief is dat je contact opneemt met de zorgverzekeraar en vraagt welke startdatum zij handteren en of deze dan aan te passen is. Wij schatten in dat dit moeizaam gaat.

Een cliënt van je is al jaren onder behandeling in jouw kliniek. Nu moet je oppassen: zorg ervoor dat je een startdatum invult van de allereerste behandeling of daarvoor. Bij de [analyse] dus.

Een cliënt is al eerder bij een andere kliniek geweest en heeft daar al een of meerdere behandelingen gehad. Omdat in Skinadmin gestart wordt met een nieuwe episode wordt er ook een nieuwe zorgtrajectcode gemaakt. Deze is nieuwe voor de zorgverzekeraar. Hierdoor kan de startdatum van je eigen start in Skinadmin gebruikt worden. Dus feitelijk die van de eerste behandeling in jouw kliniek.

Factureren basisverzekering

Deze facturen stuur je zelf naar Vecozo. In die elektronisch facturen zit een startdatum en natuurlijk de zorgtrajectcode. Hier gelden dezelfde spelregels als hierboven beschreven.

Alleen gaat het nu anders als een cliënt afkomstig is van een andere kliniek. Wanneer een cliënt voor dezelfde aandoening al bij een andere kliniek is geweest, kan het zijn dat de cliënt (een deel van) de eerste 20 behandelingen al heeft betaald (aanspraakcode 008): in dit geval willen we die informatie graag kunnen delen met de zorgverzekeraar, dan hoeft de cliënt niet opnieuw dat deel van eerste 20 behandelingen te betalen.

Om dit te communiceren met de zorgverzekeraar, moet je de Aanspraakstartdatum invullen in de episode van de cliënt. Dit is de startdatum waarop de cliënt is begonnen met zijn/haar traject bij de andere kliniek.

Voorbeeld: Amina is bij kliniek A in behandeling geweest en heeft hier 13 behandelingen gehad voor oedeem. Vervolgens kiest Amina ervoor om dit traject voort te zetten bij een andere kliniek, bij kliniek B. Kliniek B maakt een nieuwe episode aan met een uniek zorgtrajectnummer (dit gebeurt onderwater) en vult de datum waarop Amina bij kliniek B is gekomen als analyse-startdatum (ook wel zorgtraject startdatum). Om aan te geven dat Amina al eerder behandeld is geweest bij een andere kliniek, vult kliniek B hier de aanspraakstartdatum in: de startdatum die Amina had bij kliniek A. Op deze manier kan kliniek B verder met het tellen van de behandelingen (die dan bij 14 begint). 

Om erachter te komen wat de aanspraakstartdatum is geweest, kan er contact worden opgenomen met kliniek A. Tevens kan er gedeclareerd worden zonder aanspraakstartdatum, dan zal de zorgverzekeraar aangeven dat er al een traject liep en die zal de juiste aanspraakstartdatum terugsturen.

Startdatum in Skinadmin

In Skinadmin wordt al veel gedaan om de invoer van startdatum goed te valideren bij het invoeren van deze datum. Tevens vindt er bij het aanmaken van een factuur nog een extra controle plaats. Hierin zoeken we steeds een evenwicht om alles rondom de startdatum te automatiseren en tevens flexibel te maken. Binnenkort voeren we weer een kleine aanpassing uit waardoor het gemak toeneemt en foutkans hieromtrent wederom kleiner wordt.