Factureren producten

INHOUDSOPGAVE

• Factureren producten
• Uitgifte cadeaubon 

Productfacturatie kan op twee manieren plaatsvinden: als losse factuur via de menuknop ‘Facturen’ of gecombineerd met een behandeling via de agenda. In deze handleiding wordt alleen de losse productfacturatie behandeld, inclusief de uitgifte van cadeaubonnen.

Factureren producten

Dit blok legt uit hoe je eenvoudig een losse productfactuur binnen het systeem. Je doorloopt stap voor stap het proces van productselectie tot het definitief maken en verzenden van de factuur.

1. Ga naar ‘Facturen’ en klik op ‘Producten’.

2. Selecteer of er op naam van of zonder cliënt wordt gefactureerd. Opties voor cliënt-selectie:

- Factureer deze cliënt (Alleen zichtbaar als er een eerder een dossier geopend is; vertoond de cliënt waarvan als laatste het dossier geopend is.)

- Selecteer cliënt

- Factureer zonder cliënt

3. Kies de juiste medewerker en vestiging (indien er meerdere vestigingen aan Skinadmin zijn toegevoegd).

4. Klik op ‘Ga door’.

5. Voeg producten toe door de naam in de zoekbalk te typen of de barcode te scannen (lees meer over de barcode scanner bij Producten). In het selectieoverzicht kun je:

- Het aantal producten aanpassen 

- De prijs aanpassen

- Korting geven (in percentage of bedrag)

Een geselecteerd product kun je verwijderen met de knop ‘Verwijder’ aan het einde van de regel.

6. Selecteer de betaalwijze.

A. Bij een gecombineerde betaling klik je op ‘+ Tweede betaalwijze’. De eerste betaalwijze is leidend voor de verdeling van het te betalen bedrag.

Een extra betaalwijze verwijderen kan met het prullenbak-icoon.

B. Bij betaling met een cadeaubon voer je het bonnummer dat de cliënt overhandigd heeft in bij ‘Cadeaubon innemen’

- Is de waarde van de cadeaubon voldoende? Dan vervalt de andere betaalwijze en wordt de factuur volledig betaald

- Is de waarde lager dan het factuurbedrag? Kies een betaalwijze voor het resterende bedrag

7. Klik op ‘Maak factuur aan’ om een conceptfactuur te maken.

De ingeleverde cadeaubon wordt altijd vermeld op de factuur, inclusief het resterende saldo — ook als de cadeaubon volledig is gebruikt.

8. Maak de factuur definitief via de knop ‘Tekst’ (printversie) of ‘PDF’ (emailversie)

- Printversie: Printen van de factuur via het printer-icoon.

- E-mailversie: Mailen via de knop ‘E-mail’ onderaan. In het mailvenster klik op 'Verstuur'.

De PDF-knop is niet zichtbaar als:
- er geen e-mailadres bekend is (bijv. bij factureren zonder cliënt) of
- het logo is ingeschakeld maar niet is toegevoegd aan Skinadmin

Uitgifte cadeaubon 

Een cadeaubon wordt binnen het systeem verkocht als een product. In de productlijst moet dit product voorzien zijn van het vinkje ‘Cadeaubon’ of ‘CB’. Bij het selecteren van de cadeaubon kan de gewenste waarde worden bepaald door de prijs aan te passen. Eventuele korting die wordt toegepast, heeft alleen invloed op het uiteindelijke factuurbedrag en niet op de waarde van de cadeaubon zelf.

Bij de verkoop van een cadeaubon wordt automatisch een unieke 8-cijferige code gegenereerd, het zogenaamde bonnummer. Deze code moet aan de cliënt worden meegegeven en door de cliënt worden bewaard en mee teruggenomen worden. Het bonnummer is noodzakelijk om de cadeaubon later te kunnen gebruiken bij de betaling van behandelingen of producten.

Het is belangrijk om te weten dat het bonnummer pas actief wordt op het moment dat de factuur definitief is gemaakt. Wanneer een code wordt meegegeven zonder dat de factuur definitief is gemaakt, wordt deze niet opgeslagen in het systeem en is de ingevoerde waarde dus niet geldig. 

Omdat de codes willekeurig worden gegenereerd, zal bij het opnieuw aanmaken van een factuur altijd een nieuwe andere code ontstaan. Daardoor is het niet mogelijk om achteraf te achterhalen welke code is gegenereerd bij een factuur die niet definitief is gemaakt. Het is daarom essentieel om de factuur altijd eerst definitief te maken voordat het bonnummer aan de cliënt wordt verstrekt.

Bonnummers is pas actief als de factuur definitief gemaakt is. Uitgegeven bonnummers van weg geklikte conceptfacturen kunnen niet teruggehaald worden.