Intake formulier instellen en in het dossier

INHOUDSOPGAVE

• Toegang geven tot de intake formulieren in het dossier
• Intake mail sjabloon importeren
• Behandelingen koppelen
• Instellen hoeveel dagen vooraf versturen
• Versturing van intake formulier
• Cliënt: Intake formulier invullen 
  • Controle cliënt op basis van geboortedatum
  • Invullen van intake formulier
• Inzien en verwerken van informatie

Het intake formulier biedt de kliniek de mogelijkheid om vooraf de eerste afspraak met de 

cliënt informatie in te winnen. Voordat het eerste intake formulier wordt verstuurd zijn er vier 

verschillende stappen die nagelopen moeten worden. Hierna gaat het systeem automatisch 

voor de eerste afspraak van geselecteerde behandelingen het intake formulier versturen. 

Toegang geven tot de intake formulieren in het dossier

Alle medewerkers die de intake formulieren in het dossier van een cliënt in mogen zien zullen 

toegang tot dit item moeten krijgen. Deze kan gegeven worden via ‘medewerkers’ in het 

‘beheer’

1. Ga naar ‘Beheer’ en klik op ‘Medewerkers’.
2. Klik achter de medewerker op het oog-icoontje.
3. Scrol naar beneden en selecteer ‘intake formulier’ bij het kopje episodes.
4. Sla de aanpassing op met ‘opslaan autorisatie’. 

Intake mail sjabloon importeren

Het intake formulier bevat een vaste opmaak en vragen. Indien wenselijk kan de inhoud van 

de begeleidende mail wel aangepast worden. Of deze nu aangepast wordt of niet, hij zal 

geïmporteerd moeten worden. 

1. Ga naar ‘Beheer’ en klik op ‘Sjablonen’. 
2. Klik onderaan op ‘intake-formulier-mail’. 
3. Selecteer het vakje voor ‘Intake-formulier mail’ en klik op ‘Importeren’.
4. Als je de tekst van de mail graag wil aanpassen: klik op ‘intake-formulier-mail’ (in blauwe tekst met het pullenbakje ervoor). 
5. Pas de tekst aan en sla de aanpassingen op met ‘opslaan’ onderaan. 

Behandelingen koppelen

De volgende stap is om aan te geven voor welke behandeling er een intake formulier verstuurd 

moet worden. Voor de geselecteerde behandelingen wordt er dan bij het inplannen van de 

eerste afspraak het formulier x aantal dagen voor de afspraak het formulier 

verstuurd. 

1. Klik op ‘Beheer’ en daarna op ‘Behandelingen’ of ‘Behandelingen (portal)’. 
2. Klik op de naam van de behandeling.
3. In het formulier selecteer ‘Intake-formulier meesturen bij eerste afspraak’. 
4. Sla aanpassing op met ‘opslaan’ onder aan het formulier. 

Instellen hoeveel dagen vooraf versturen

Door de kliniek is zelf te bepalen hoeveel dagen vooraf de eerste afspraak de cliënt de mail 

binnen krijgt. Alle te versturen intake-formulieren worden in de ochtend verstuurd op het 

moment dat de voorwaarde van x aantal dagen vooraf is gehaald.

1. Ga naar ‘Beheer’ en klik op ‘Praktijk instellingen’. 
2. Voer onderaan het aantal dagen in dat het intake formulier vooraf verstuurd moet worden. 
3. Sla de aanpassing op met de ‘opslaan’ knop onderaan de pagina. 

Versturing van intake formulier

Het intake formulier wordt het ingestelde aantal dagen voor de afspraak verstuurd in de 

ochtend. Het versturen van het intake formulier is compleet automatisch. 

In het dossier is te zien dat het intake formulier is verstuurd en nog niet 

is ingevuld door de zandloper die achter ‘intake-formulier’ staat.

Cliënt: Intake formulier invullen 

Controle cliënt op basis van geboortedatum

Op het moment dat de cliënt op de link in de mail klikt komen ze op een internetpagina waar 

de vragen beantwoord kunnen worden. Voordat de cliënt kan beginnen met invullen wordt 

er een verificatie van de cliënt gedaan op basis van de geboortedatum.

De cliënt mag vijf pogingen doen om de correcte geboortedatum in te vullen. Daarna zal het 

formulier zich blokkeren. 

Invullen van intake formulier

Nadat de cliënt de verificatie met de geboortedatum is doorgelopen kan deze het intakeformulier in gaan vullen. De vragen van het formulier zijn vast geprogrammeerd en zijn niet 

aanpasbaar. 

Er zijn drie vragen die verplicht zijn voor de cliënt om in te vullen:

• Wat is de reden van uw bezoek?
• Gebruikt u medicijnen? Zo ja, welke?
• Bent u zwanger of geeft u borstvoeding?

Inzien en verwerken van informatie

Zodra de cliënt het intake formulier heeft ingevuld, veranderd de 

zandloper in het dossier naar een vinkje. Vanaf dat moment kunnen 

de antwoorden van het intake formulier ingezien worden door 

medewerkers die hiervoor de autorisatie hebben. 

Het intake formulier kan ingekeken worden door in het dossier op 

‘Intake-formulier’ te klikken. Hier wordt dan een overzicht gepresenteerd van de vragen en 

de door de cliënt gegeven antwoorden. 

Voor het goed verwerken van de informatie komt het intake formulier, indien ingevuld, ook 

nog een keer op bij het ophalen van de anamnese. Hier kan informatie uit het intake formulier 

dan makkelijk overgenomen worden naar het anamnese formulier van de cliënt.